Logiciels de caisse : quand l’administration change d’avis…

Logiciels de caisse : 2 nouveautés

Toute personne soumise par principe à la TVA, qui réalise des ventes de biens ou des prestations de service à destination de particuliers et qui enregistre les règlements correspondant au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse, doit utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.

• Concernant l’obligation de prévoir une clôture journalière et une clôture mensuelle et annuelle

Dans le cadre de l’obligation de conservation des données, les logiciels ou systèmes de caisse doivent prévoir obligatoirement une clôture journalière, mensuelle et annuelle (ou par exercice lorsque l’exercice ne coïncide pas avec l’année civile).

Toutefois, il est admis que les logiciels de facturation ayant une fonctionnalité de caisse ne prévoient pas de clôtures journalière, mensuelle et annuelle (ou par exercice), dès lors qu’en cas de contrôle, l’administration fiscale peut en extraire le total du chiffre d’affaires enregistré (au lieu des règlements enregistrés) pour une période déterminée.

• Concernant l’obligation de sécurisation du logiciel de caisse en cas de retranscription comptable automatique

Un logiciel ou un système de caisse est un système informatique doté d’une fonctionnalité permettant de mémoriser et d’enregistrer extra-comptablement des paiements reçus en contrepartie de vente de marchandises ou de prestations de services.

Dans sa documentation, l’administration fiscale précise que ne sont pas considérés comme enregistrés extra-comptablement, quel que soit le mode de paiement, les paiements pour lesquels le logiciel ou système déclenche obligatoirement, instantanément et automatiquement, sans intervention humaine, une écriture dans le système d’information comptable.

Dès lors, ces logiciels ou ces systèmes ne sont pas tenus au respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.

Le 30 décembre 2020, l’administration fiscale a appliqué cette tolérance aux retranscriptions comptables automatiques, sans intervention humaine, à partir d’un batch quotidien réalisé le jour de la transaction et dont le contenu ne peut être modifié.

Finalement, le 19 mai 2021, elle a supprimé cette tolérance.

Source : Actualité Bofip-impôts du 19 mai 2021

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